Steeds meer collega’s werken op verschillende tijdstippen: is dit werkbaar?

Insert alt text here

Prof. Dr. Elke Van Hoof ziet sleutel tot nieuwe manier van werken in asynchrone communicatie

Brussel, 9 juni 2021 – Vanaf vandaag mogen we terug een dag per week naar kantoor en op 1 juli 2021 verdwijnt de verplichting om thuis te werken, al blijft het wel aanbevolen. Thuiswerk zal dus nog lang deel blijven van het dagelijks werkleven. Steeds meer collega’s werken door thuiswerk op verschillende tijdstippen. Ze starten of eindigen de werkdag wat vroeger of later, zodat ze de kinderen van school kunnen ophalen of tijd hebben om te sporten. Daardoor slinken de uren van real-time communicatie tussen collega’s. De vraag die rijst is of dit werkbaar is. Prof. Dr. Elke Van Hoof deed onderzoek naar de werkbaarheid van thuiswerk en ziet heil in een asynchrone manier van werken waarin werknemers op verschillende tijdstippen werken.

Asynchrone communicatie kan werkdag voorgoed veranderen

Asynchroon werken is niet nieuw, mogelijk heb je al met klanten of collega’s in een andere tijdzone gewerkt of kuis je jouw inbox ’s avonds op wanneer niemand anders online is. Thuiswerk is niet automatisch asynchroon. Wanneer bazen verwachten dat je van 9 tot 5 online bent, werk je synchroon. Maar in thuiswerk, werken we we vaker op ons eigen ritme, kiezen we onze eigen uren en antwoorden we op mails en berichten wanneer dit ons het beste past. Dan werken we met andere woorden asynchroon. Asynchrone communicatie kan onze werkdag voorgoed veranderen: we werken andere uren dan onze collega’s, wat zorgt voor minder real-time communicatie.

“Asynchroon werken kan je niet plots starten”, ziet Elke Van Hoof, professor aan de VUB. “Het is een evolutie die een werkgever in samenwerking met zijn werknemers moet ondergaan. Aan de nodige tools ontbreekt het alvast niet. Die laten toe om live op afstand samen te werken en tegelijk efficiënt asynchroon te werken. De volgende stap is dat werknemers niet enkel thuiswerken, maar ook meer flexibel werken, qua werkwijze en tijdsindeling.”

Vertrouwen en duidelijke communicatie staan centraal

Voor de werkgever betekent asynchroon werk dat er duidelijke afspraken gemaakt moeten worden. De werkgever communiceert duidelijk en rustig over zijn visie en verwachtingen die hij van de werknemers heeft. Hij communiceert wanneer werknemers bereikbaar en beschikbaar moeten zijn en toont zijn vertrouwen in de werknemers. Vertrouwen staat centraal als ‘lijm’ die alle aspecten van thuiswerken samenhoudt. Dat vertrouwen is belangrijk, want bedrijven waar meer gecontroleerd wordt, krijgen vaak een overdaad aan calls met de gekende zoom-koppijn als gevolg. Daarnaast moet je aandacht hebben voor de unieke behoeften van thuiswerkers: collega’s zijn verantwoordelijk voor kinderopvang, kunnen niet op normale kantooruren aan de slag en zullen enige flexibiliteit aan de dag moeten leggen. Over het algemeen moeten de werknemers zich gesteund voelen: toon betrokkenheid en wees empatisch en positief.

“Uit onderzoek blijkt dat dertig procent van de werknemers van werkgever zou veranderen als ze niet meer mogen thuiswerken na de coronacrisis. Asynchroon werken, met collega’s op kantoor en collega’s thuis, zal dus belangrijker worden. Eens het bedrijf een vergaande vorm van asynchroon werk heeft bereikt, zijn er verschillende voordelen”, ziet Prof. Dr. Elke Van Hoof “Je hebt minder coördinatie nodig en de leidinggevenden zullen minder aan micromanagement doen: ze volgen niet langer het werk an sich op, maar resultaten, gedrag en attitudes. Centraal voor de werkgever staan de resultaten en de termijn waarbinnen ze dat resultaat boeken. ”

Hoe ga je als werknemer zelf asynchroon te werk?

Voor de werknemer heeft thuiswerken zowel voor- als nadelen: waar de werknemer meer vrijheid ervaart en voelt hij zich meer geïsoleerd. Ook van de werknemers zal verwacht worden dat ze met tools, zoals Slack, Notion en Slite leren werken. Daarnaast wordt het belangrijker dat de werknemer weet wat zijn job is: weet wat je meerwaarde is en waarmee je bezig bent. Om te vermijden dat werk en privé teveel blenden in thuiswerk, moet structuur aangebracht worden in het werkschema. Dat kan zowel via fysieke segmentatie door een specifieke werkplek in te richten of zich af te zonderen, rituele segmentatie door bijvoorbeeld altijd de laptop op te ruimen of tijdssegmentatie door werktijd en privétijd goed af te bakenen.